Le guide d'utilisation de STOCK-SOFT

Présentation

STOCK-SOFT réunit dans un seul logiciel le stock, les ventes et la caisse, les finances et le personnel d'une entreprise, sur un ou plusieurs dépôts.

Le logiciel s'utilise dans un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone, et dans l'application Android STOCK SOFT pour les terminaux de caisse. Le menu de gauche ne montre que les écrans autorisés au rôle de la personne connectée.

Ce que couvre le logiciel

Le circuit habituel

1. Créer les produits avec leur catégorie, leur unité et leurs prix.
2. Rattacher les produits aux dépôts où ils sont stockés.
3. Réceptionner la marchandise par une entrée de stock : c'est elle qui remplit le dépôt.
4. Vendre depuis l'écran adapté au poste ; le stock baisse au premier paiement.
5. Suivre les encaissements, les marges et le résultat dans les rapports et la ventilation financière.

Installation et accès

Le logiciel s'installe sur un serveur de l'entreprise ou chez un hébergeur ; les postes y accèdent par une simple adresse.

Ce qu'il faut

• Navigateur : Chrome, Edge ou Firefox, dans une version à jour.
• Écran : il s'adapte à toutes les tailles, du téléphone à l'écran large ; les listes deviennent des fiches sur petit écran.
• Réseau : une connexion au serveur pour enregistrer ; la consultation reste possible sans connexion (voir le chapitre 17).

Deux façons de l'utiliser

L'application Android STOCK SOFT

Pour les terminaux de caisse (Sunmi notamment), l'application Android ouvre le logiciel en plein écran et imprime directement les factures et les reçus sur l'imprimante du terminal. L'adresse du serveur se saisit au premier lancement.

Connexion et premiers pas

Se connecter, se repérer à l'accueil et lire le tableau de bord.

Se connecter

1. Ouvrez l'adresse communiquée par votre administrateur.
2. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Le bouton en forme d'œil affiche le mot de passe pour vérifier la saisie.
3. Cochez « Se souvenir de moi » seulement sur un poste personnel.
4. Cliquez sur « Se connecter ». Vous arrivez sur l'accueil.

L'accueil

L'accueil salue la personne connectée, rappelle son rôle et son mode, signale les produits sous le seuil d'alerte et propose les tâches les plus courantes. En bas, Tous vos écrans liste chaque écran autorisé, module par module, avec un champ de recherche.

Se repérer dans l'interface

• Menu de gauche : les modules, rangés par rubrique (Catalogue, Stock et dépôts, Commercial, Finances, Personnel, Administration). Sur ordinateur, le bouton à côté du logo le réduit en icônes ; sur téléphone, il s'ouvre en tiroir.
• Recherche de page : le champ de la barre du haut, ou Ctrl + K, retrouve un écran par son nom.
• Cloche : les produits sous le seuil d'alerte et, en rouge en tête, les éventuelles anomalies d'intégrité du stock (chapitre 7).
• Lune ou soleil : passe du thème clair au thème sombre.
• Menu du profil : Mon profil (nom, photo, mot de passe), Abonnement, Centre d'aide et Déconnexion.

Le tableau de bord

Il résume l'activité d'une période : ventes hors proforma, encaissements, autres entrées, dépenses, inventaire (ruptures, alertes, expirations), solde de caisse, meilleurs produits et dernières ventes.

1. Choisissez la période avec un raccourci (aujourd'hui, hier, cette semaine…) ou des dates.
2. Affinez par dépôt, vendeur et statut de vente, puis cliquez sur Filtrer.
3. Exportez le même contenu en PDF avec le bouton d'impression.

Mode global et mode particulier

Chaque compte a un mode, choisi par l'administrateur dans la fiche de l'utilisateur.

Produits et promotions

Le produit porte les prix de référence ; les catégories et les unités le classent.

Catégories et unités de mesure

Les catégories structurent les rapports et la liste des prix ; les unités précisent la façon de compter (pièce, kg, litre, carton). Une catégorie ou une unité utilisée par des produits ne se supprime pas : désactivez-la.

Créer un produit

1. Cliquez sur Ajouter dans l'écran Produits.
2. Renseignez le nom, la catégorie et l'unité. Le code est généré automatiquement si vous le laissez vide.
3. Saisissez le prix d'achat, le bénéfice et la dépense : le prix de vente vaut achat + bénéfice + dépense.
4. Indiquez le stock d'alerte et, si utile, la date d'expiration, puis enregistrez.

Prix promotionnels

Une promotion est un prix réduit qui s'applique tout seul à la vente quand la quantité de la ligne entre dans une plage donnée, pendant une période facultative.

1. Ouvrez l'action Prix promotionnels sur la ligne du produit.
2. Ajoutez la promotion : prix, quantité minimale, quantité maximale (vide pour sans limite), dates facultatives.
3. Vérifiez les plages : deux promotions du même produit ne peuvent pas couvrir les mêmes quantités.

Import, export et catalogues

• Import Excel : téléchargez le modèle, remplissez-le, importez le fichier ; le compte rendu détaille les lignes importées et en erreur.
• Export : la liste filtrée part en Excel ou en PDF.
• Catalogues : fiches illustrées (images JPEG, PNG ou GIF de 5 Mo au plus) exportables en brochure PDF ; le prix catalogue sert à l'affichage, jamais à la vente.

Dépôts et prix par dépôt

Chaque dépôt a son stock et, s'il le faut, ses propres prix.

Dépôt principal et dépôts secondaires

Un dépôt est un lieu de stockage rattaché à un site. Un seul est marqué principal : c'est le dépôt par défaut des entrées et la source des transferts. L'icône carton d'une ligne ouvre le stock du dépôt ; on y rattache un ou plusieurs produits, toujours à quantité zéro.

Prix par dépôt

Un dépôt peut avoir sa grille (achat, bénéfice, dépense, vente) et ses promotions. Sans grille, il applique les prix du produit.

1. Choisissez le dépôt en haut de l'écran.
2. Copiez les prix des produits pour créer la grille des produits qui n'en ont pas ; « Tout réaligner » écrase la grille existante.
3. Modifiez Achat, Bénéfice ou Dépense sur la ligne : le prix de vente se recalcule. Enregistrez la ligne, ou toutes les lignes modifiées d'un coup.
4. Ajoutez des promotions propres au dépôt avec le bouton étiquette de la ligne.

Quel prix s'applique à la vente ?

1. La promotion du dépôt, si la quantité y donne droit.
2. Sinon, la promotion du produit, si elle reste inférieure au prix de vente du dépôt.
3. Sinon, le prix du dépôt, s'il a une grille.
4. Sinon, le prix du produit.

Les rapports (produits vendus, tableau de bord, valeur du stock) utilisent les prix du dépôt concerné.

Mouvements de stock

Le stock ne bouge que par le journal des mouvements : chaque quantité a une trace, une date et un auteur.

Enregistrer une entrée de stock

1. Onglet Entrée : choisissez le dépôt receveur puis le fournisseur. La référence est générée automatiquement.
2. Ajoutez les produits (Ajout rapide) : quantité, prix d'achat, bénéfice, dépense. Les prix proposés sont ceux du dépôt choisi.
3. Validez : le stock du dépôt est mis à jour et le mouvement apparaît dans la liste.

Annuler un mouvement

L'annulation désactive le mouvement et crée son exact inverse : une entrée annulée retire la quantité, un transfert annulé la renvoie vers la source. Elle est réservée au mode global et demande un motif. Une vente ne s'annule pas ici mais depuis sa facture (chapitre 9).

Fournisseurs et fiches de stock

Les fournisseurs (Gestion de stocks, Fournisseurs) servent aux entrées et aux réquisitions. L'écran des mouvements produit aussi les fiches PDF : fiche de stock d'un produit, fiche globale par dépôt, inventaire d'un dépôt, fiche par fournisseur et liste des prix.

Inventaire et contrôle d'intégrité

Voir le stock réel de chaque dépôt, repérer les ruptures, et vérifier que stock, journal et factures concordent.

L'inventaire donne, pour chaque dépôt, le stock de chaque produit, sa valeur au coût du dépôt, les entrées et sorties de la période et les alertes. Un produit est en alerte quand son stock est inférieur ou égal à son stock d'alerte ; les produits expirés ou expirant dans les 30 jours sont signalés.

Faire un comptage physique

1. Imprimez la fiche d'inventaire du dépôt.
2. Comptez les quantités réelles en rayon.
3. Corrigez chaque écart par un ajustement de stock (chapitre 6), avec un motif.

Contrôle d'intégrité du stock

Six contrôles confrontent le stock au journal des mouvements et chaque facture à sa sortie de stock : stock différent du journal, vente jamais déstockée, proforma ou vente annulée déstockée, double déstockage, sortie sans facture, quantité déstockée différente. Le contrôle se lance à l'ouverture de l'écran, en lecture seule.

Clients et crédits commerciaux

Le fichier clients et le suivi des ventes confiées au compte du client.

Un client a un nom, un type (Particulier, Revendeur, Grossiste), des coordonnées et un pourcentage de remise proposé à la vente. Depuis les écrans de vente, le bouton Ajouter client crée une fiche rapide sans quitter la vente. Le client de passage est le client par défaut du point de vente.

Crédits commerciaux

1. Créez la vente à crédit depuis le point de vente (Compte crédit) ou depuis une proforma sans paiement : le stock est déduit à ce moment.
2. Enregistrez les paiements au fil de l'eau : montant, mode (espèces, mobile money, virement, chèque) et référence.
3. Le crédit passe en Soldé quand le total est réglé.

Ventes et factures

Créer une facture, l'encaisser, la modifier ou l'annuler.

Quel écran de vente utiliser ?

Créer une vente

1. Choisissez le client et le dépôt. Seuls les produits en stock dans ce dépôt sont proposés.
2. Ajoutez les produits avec leur quantité ; le prix appliqué est celui du dépôt, promotion comprise si la quantité y donne droit.
3. Ajustez une remise de ligne ou globale si besoin, puis enregistrez : la vente est créée en Proforma.
4. Encaissez depuis le détail de la vente (onglet Paiement) ou plus tard depuis la Caisse.

Les statuts d'une vente

Modifier ou annuler

• Modifier : depuis le détail, ajoutez, retirez ou changez des lignes. Le client et le dépôt ne changent pas ; si le stock ne permet plus une quantité, elle est ramenée à ce qui peut être servi.
• Annuler : depuis le détail, avec un motif. Pour changer de dépôt, annulez et créez une nouvelle vente.

Factures, reçus et rapports

Chaque document est un PDF affiché dans un aperçu : A4, A5, ticket de caisse (72 mm) selon le document. Dans l'application Android, factures et reçus partent directement sur l'imprimante du terminal. En mode particulier, une facture payée ne s'imprime qu'une fois ; un utilisateur en mode global peut débloquer une réimpression. L'écran Paiements produit les rapports des ventes, des produits (marges par dépôt) et des performances par jour et par utilisateur.

Point de vente et caisse

L'écran de comptoir, pensé pour le tactile : on touche un produit, il part au panier.

1. Choisissez le dépôt, puis le client si besoin (Client de passage par défaut, ou nouveau client en deux champs).
2. Touchez un produit pour l'ajouter ; ajustez la quantité, la remise ou le prix dans le panier. Les promotions s'appliquent seules selon la quantité.
3. Payez : saisissez le montant reçu, la monnaie à rendre s'affiche. Crédit enregistre sans paiement ; Compte crédit envoie la vente aux crédits commerciaux.
4. Nouvelle vente vide le panier pour le client suivant.

La caisse

La caisse encaisse les factures déjà créées. Une facture se paie en une ou plusieurs fois ; chaque paiement porte une référence. Le montant ne peut pas dépasser le reste à payer, et un avoir client disponible peut être imputé au moment du paiement.

Retours

Reprendre une marchandise vendue ou renvoyer une livraison, avec leurs effets sur le stock et la facture.

Enregistrer un retour client

1. Créez le retour : client, facture d'origine, dépôt, motif et lignes retournées. Il est en Brouillon.
2. Validez : les quantités acceptées reviennent en stock, ou partent en quarantaine selon le motif, et la facture d'origine est réduite du montant retourné.
3. Réglez le trop-perçu éventuel : si le client avait déjà payé plus que le nouveau montant, la différence devient un avoir à son crédit ou un remboursement en espèces.
4. Contrôlez puis clôturez : comparez les quantités système et physiques et notez les écarts.

Retours fournisseurs, avoirs et quarantaine

• Retour fournisseur : à sa validation, les quantités sortent du stock du dépôt ; le PDF du retour s'obtient depuis la ligne.
• Avoirs : soldes des avoirs clients et fournisseurs ; « Régler l'avoir » l'impute sur une facture ou le laisse au crédit du compte.
• Quarantaine : produits retournés en attente de décision, remis en stock ou sortis définitivement.
• Rapport : totaux par statut et par motif sur une période, avoirs émis et utilisés.

Dépenses et autres entrées

Les sorties et les rentrées d'argent qui ne sont pas des ventes.

1. Créez les catégories (loyer, transport, fournitures…) dans Dépenses, Catégories.
2. Ajoutez la dépense : catégorie, bénéficiaire, motif, montant et date.
3. Validez-la quand elle est confirmée : seules les dépenses validées comptent dans la ventilation financière.

Autres entrées

Les autres entrées enregistrent les recettes hors ventes (loyers, prestations, apports) par catégorie : personne ou entité concernée, motif, montant, date, puis validation. Validées, elles comptent comme recettes dans la ventilation.

Ventilation financière

Toutes les recettes face à toutes les dépenses, sur la période de votre choix.

1. Choisissez une période rapide (aujourd'hui, cette semaine, ce mois, ce trimestre, cette année) ou des dates.
2. Affinez par type d'opération, type de recette ou de dépense, utilisateur, site et dépôt.
3. Lisez les indicateurs, l'évolution mensuelle et la répartition par catégorie ; exportez la liste en PDF.

Gestion camion

Ce que rapporte chaque camion, rapporté à ce qu'il a coûté. Les montants sont tenus en dollars américains.

1. Créez le camion avec sa plaque, son chauffeur et son prix d'achat : c'est le capital investi.
2. Enregistrez les entrées : chaque location (demandeur, motif, période, montant), avec un reçu imprimable.
3. Enregistrez les sorties : carburant, entretien, réparation, pneumatiques, assurance, taxes, péage, salaire du chauffeur, avec pièce justificative.
4. Consultez les rapports : par camion, le capital, les entrées, les sorties, le résultat et le taux de couverture du capital.

Ressources humaines

Du dossier de l'agent au bulletin de paie.

Organiser le personnel

1. Départements : créez-les (direction, commercial, logistique…).
2. Fonctions : créez-les avec leur département et leur salaire de base.
3. Agents : identité, contact, fonction, date d'embauche et photo ; statut Actif, Inactif ou Suspendu.

Pointage et présences

Pointage Arrivée puis Pointage Départ enregistrent les heures ; le retard est calculé d'après l'heure d'arrivée et le délai toléré définis dans Configuration, Paramètres RH. L'écran Présences donne un statut par jour (Présent, Absent, Congé, Mission, Weekend, Férié) et les statistiques du mois.

Congés, avances et salaires

• Congés : type (annuel, maladie, maternité, spécial), période et motif ; statuts En attente, Approuvé, Refusé, Terminé.
• Avances : montant, mois d'imputation et motif ; elles sont déduites du salaire de ce mois.
• Salaires : salaire de base de la fonction, plus primes et indemnités, moins avances, retenues (absences, congés, oublis de pointage) et impôt. Marqué Payé, le salaire compte dans les dépenses de la ventilation ; le bulletin s'imprime depuis la ligne.
• Demandes d'explications : question adressée à un agent (retard, absence, comportement…), avec sa réponse et la décision.

Utilisateurs, rôles et société

Qui peut se connecter, ce que chacun voit, et l'identité de l'entreprise.

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur Ajouter utilisateur.
2. Renseignez le nom, le login, le mot de passe et, si besoin, une photo.
3. Choisissez le rôle (les écrans accessibles), le site de rattachement et le mode (global ou particulier).

Rôles et permissions

Une permission correspond à un écran. Le bouton engrenage d'un rôle ouvre ses permissions, module par module : cocher un module accorde tous ses écrans, et le compteur indique combien sont accordés.

Société, sites et licence

• Société : nom imprimé et nom affiché, devise par défaut (USD ou CDF, sauf le module camion tenu en USD), coordonnées, logo, délai de fermeture automatique des aperçus.
• Sites : une implantation regroupant des dépôts et des utilisateurs ; en mode particulier, on ne travaille que sur les dépôts de son site.
• Licence : l'accès a une date d'expiration ; un administrateur la prolonge depuis le menu du profil, Abonnement.
• Console SQL : réservée aux administrateurs, pour des cas exceptionnels. Une modification n'est pas réversible : préférez toujours les écrans du logiciel.

Hors ligne, sécurité et bonnes pratiques

Ce qui fonctionne sans réseau, ce qui protège vos données, et les bons réflexes.

Sans connexion au serveur

• L'indicateur de la barre du haut montre l'état de la connexion (En ligne, Hors ligne).
• Les pages déjà visitées et les documents PDF déjà ouverts restent consultables.
• Toute écriture (vente, paiement, mouvement de stock, enregistrement) est refusée hors connexion, pour garantir l'exactitude du stock et de la caisse.
• Au retour du réseau, les données de référence (produits, clients, dépôts, prix, stock) se rafraîchissent seules.

Ce qui protège vos données

• Les mots de passe sont enregistrés sous forme chiffrée irréversible (hachage), jamais en clair.
• Chaque écran et chaque action sont contrôlés par le serveur selon les permissions du rôle, pas seulement masqués dans le menu.
• Les requêtes à la base de données sont préparées, ce qui bloque les injections SQL.
• Les opérations de stock sont journalisées avec leur auteur et leur date, et le contrôle d'intégrité vérifie en continu la cohérence stock, journal et factures.

Bons réflexes

• Un compte par personne ; ne partagez jamais vos identifiants.
• Accordez à chaque rôle les seuls écrans utiles, et gardez le mode global aux administrateurs.
• Désactivez les comptes inutilisés plutôt que de les supprimer.
• Déconnectez-vous sur les postes partagés.
• Faites un comptage physique régulier et corrigez les écarts par des ajustements motivés.
• Demandez une sauvegarde régulière de la base à votre administrateur ou à votre hébergeur.